Fungsi – Fungsi Administrasi Dalam Kelas

0
11
Fungsi-fungsi Manajemen dalam Kelas  — Pemahaman mengenai fungsi-fungsi administrasi di kalangan para pakar relatif bervariasi. Namun demikian, fungsi-fungsi administrasi sanggup dipandang dalam dua pembagian terstruktur mengenai utama, yaitu fungsi organik dan fungsi pelengkap. Fungsi organik terkait dengan semua fungsi yang mutlak dijalankan oleh manajemen, sedangkan fungsi perhiasan terkait dengan semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, namun sebaiknya dilaksanakan, alasannya pelaksanaan fungsi perhiasan dengan baik, akan meningkatkan kinerja organisasi.
Tidak semua pakar administrasi mempunyai akad ihwal penggunaan istilah dalam fungsi-fungsi manajemen. Beberapa penulis memakai istilah motivating, sebagian lagi memakai istilah directing, sedangkan yang lain memakai istilah leading, influencing, atau actuating (memimpin, mempengaruhi, atau menjalankan). Sedangkan istilah perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan, hampir semua pakar administrasi sepaham bahwa ketiga istilah dalam fungsi administrasi tersebut merupakan fungsi administrasi yang harus ada dalam fungsi-fungsi manajemen.
Fungsi-fungsi administrasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Perencanaan umpamanya mempengaruhi pengorganisasian, dan pengorganisasian mempengaruhi pengawasan. Satu fungsi sama sekali tidak berhenti, sebelum yang lain dimulai. Fungsi-fungsi administrasi saling berkaitan dan tidak terpisahkan; dan biasanya fungsi tersebut tidak dijalankan dalam suatu urutan tertentu, namun diubahsuaikan dengan kepentingan masing-masing. Untuk melancarkan suatu organisasi baru, biasanya memulai dengan perencanaan, diikuti oleh fungsi-fungsi yang lain; tetapi bagi sebuah organisasi yang sudah mapan, pengawasan pada waktu tertentu mungkin diikuti dengan perencanaan dan sebaliknya, diikuti dengan pemotivasian mereka tidak dijalankan dalam suatu urutan tertentu, tetapi sepertinya berdasarkan yang dikehendaki keperluan masing-masing, Untuk melancarkan suatu organisasi baru, biasanya memulai dengan perencanaan, diikuti  oleh fungsi-fungsi yang lain; tetapi bagi sebuah organisasi yang sudah mapan, pengawasan pada waktu tertentu mungkin diikuti dengan perencanaan dan sebaliknya, diikuti dengan pemotivasian.
Terry (1997) menyatakan bahwa fungsi dasar administrasi ialah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), menggerakkan (actuating), dan pengendalian (controlling). Masing-masing akan diuraikan sebagai berikut: 
1. Fungsi Perencanaan.
Perencanaan sanggup didefinisikan sebagai penentuan terlebih dahulu apa yang harus dikerjakan, kapan dikerjakan dan siapa yang mengerjakannya. Dalam perencanaan terlibat unsur penentuan yang berarti bahwa dalam perencanaan tersebut tersirat pengambilan keputusan. Karena itu perencanaan sanggup dipahami sebagai suatu proses dalam rangka untuk mengambil keputusan dan penyusunan rangkaian tindakan selanjutnya di masa depan.
Rencana yang baik akan merumuskan tujuan dan target apa yang ingin dicapai. Penentuan tujuan atau target penting bagi setiap organisasi karena:
  • Bersifat memperlihatkan arah;
  • Membantu orang-orang dalam organisasi untuk memotivasi diri; 
  • Memfokuskan perjuangan yang dilaksanakan oleh pelaksana organisasi; 
  • Memprioritaskan pengalokasian sumber daya untuk tujuan atau target yang telah ditetapkan; 
  • Pedoman bagi penyusunan planning strategis maupun planning Operasional organisasi serta pemilihan alternatif keputusannya; 
  • Membantu mengevaluasi kemajuan yang akan dicapai menjadi pemikiran bagi penyusunan. Ini berarti bahwa tujuan atau target yang ingin dicapai itu bisa digunakan sebagai standardisasi;
Tanpa perencanaan, manajer tidak sanggup mengetahui bagaimana mengorganisasikan orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi secara efektif. Tanpa perencanaan, manajer dan orangorang yang membantunya hanya mempunyai peluang kecil untuk mencapai target atau mengetahui adanya penyimpangan secara dini. Organisasi biasanya dikendalikan oleh dua macam perencanaan, yaitu perencanaan strategis dan perencanaan operasional. Rencana strategis didesain oleh manajer tingkat atas dan memilih target secara luas, sedangkan planning operasional merupakan tahapan kegiatan operasional yang perlu dilakukan oleh seluruh elemen yang ada dalam organisasi semoga tujuan organisasi sanggup tercapai dengan optimal.

2. Fungsi Pengorganisasian.

Pengorganisasian yaitu proses manajerial yang berkelanjutan. Sebagaimana kita ketahui teknologi terus berkembang dan lingkungan organisasi sanggup berubah. Oleh alasannya itu, manajer harus menyesuaikan seni administrasi yang telah disusunnya sehingga tujuan dari organisasi tetap sanggup dicapai secara efektif dan efisien. Demikian halnya dengan struktur organisasinya sanggup didesain kembali diubahsuaikan dengan perubahan lingkungan yang terjadi sehingga tujuan organisasi sanggup dicapai efektif dan efisien. Tujuan pengorganisasian yaitu untuk mengelompokkan kegiatan sumber daya insan dan sumber daya lainnya yang dimiliki semoga pelaksanaan dari suatu planning sanggup dicapai secara efektif dan efisien. Langkah penting dalam pengorganisasian yaitu proses mendesain organisasi, yaitu penentuan struktur organisasi yang paling memadai untuk strategi, orang-orang yang berpartisipasi, teknologi yang digunakan, serta kiprah organisasi yang diemban.
Unit-unit kerja perlu dibentuk, yang dilengkapi dengan denah hubungan antara pemilik dengan manajer, serta antara manajer dengan orang-orang, yang akan melahirkan struktur organisasi yang bisa berkoordinasi dalam seluruh acara organisasi. 
3. Fungsi Menggerakkan (Kepemimpinan).
Kepemimpinan yaitu suatu proses untuk mempengaruhi acara dari pada kelompok yang terorganisir dalam perjuangan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam pencapaian tujuan. Memimpin yaitu suatu proses mempengaruhi yang orang lain untuk bekerja menuju pencapaian tujuan organisasi.
4. Fungsi Pengendalian.
Pengendalian yaitu suatu upaya yang sistematis untuk memutuskan standar prestasi yang sesuai dengan target perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, memilih apakah ada penyimpangan, dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, serta mengambil inisiatif dan tindakan perbaikan yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa sumber daya organisasi yang digunakan dikelola dengan cara yang paling efektif dan efisien guna tercapainya target dan tujuan organisasi.
Tujuan utama dari pengendalian yaitu memastikan bahwa hasil kegiatan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengendalian tidak bersifat restriktif, namun korektif, artinya jikalau terjadi penyimpangan sanggup dideteksi sedini mungkin. Dengan adanya pengendalian diharapkan:
  • Diketahui atau dipastikan kemajuan yang diperoleh dalam pelaksanaan perencanaan;
  • Meramalkan arah perkembangan dan hasil yang akan dicapai; 
  • Menentukan tindakan pencegahan apa yang dibutuhkan untuk menghadapi permasalahan-permasalahan; 
  • Memberikan masukan yang sanggup digunakan untuk memperbaiki perencanaan yang akan datang; 
  • Mengetahui adanya penyimpangan terhadap perencanaan sedini mungkin.
Judul Buku : Manajemen Kelas
Penulis : Euis Karwati, S.Kom, M.Pd dan Donni Juni Priansa, S.Pd, SE, SS, MM
Halaman : 17 – 20